Hosting sendiri vs Google Apps untuk manajemen Email

Sejak Google mengeluarkan layanan Gmail for your Domain (kalau nggak salah) pada tahun 2005, saya hampir tidak pernah lagi menggunakan perusahaan hosting untuk manajemen email.

Terdapat banyak keuntungan dengan menggunakan layanan Google ini seperti misalnya:

• Tidak ada lagi “traffic email terlalu besar” yang dapat menimbulkan masalah di beberapa perusahaan hosting.
• Tidak perlu lagi memikirkan quota untuk tiap user yang akan sangat berhubungan dengan penggunaan space (dan harga) di perusahaan hosting.
• Webmail yang didapat sama dengan Gmail, dengan segala kelebihannya termasuk filter spam yang sangat baik.
• Mobile client sudah tersedia. Baik untuk ponsel, BB, maupun iPhone.
• Sinkronisasi dengan beberapa aplikasi offline, pengambilan email dengan POP maupun IMAP, dapat dilakukan melalui menu-menu yang cukup user-friendly.
• Gratis untuk (pada saat tulisan ini dibuat) 50 user, dengan space sekian GB per usernya.

Perusahaan hosting juga, menurut saya, tidak dirugikan dengan adanya Gmail for your Domain ini. Keuntungan yang mereka dapat dari menyewakan space ke sebagian besar tipe penyewa seharusnya tidak sampai menutupi “kerugian” maupun “masalah” akibat traffic yang terlalu besar atau resiko server diblacklist ketika salah satu penyewa mereka melakukan spam.

Cara kerja

Gmail for your Domain, yang saat ini merupakan sub-layanan dari Google Apps, dapat berfungsi karena adanya MX record yang merupakan salah satu elemen di dalam sistim nama domain. Sebuah nama domain dapat “menyimpan” halaman-halaman web di satu server, dan melakukan penyimpanan email-email di server yang lain.

Kerugian

Sebetulnya hal ini tidak bisa disebut sebagai kerugian, namun Google Apps (setidaknya yang versi gratis) tidak dapat digunakan untuk pengaturan email tingkat lanjut.

Misalnya jika kita ingin membuat sebuah sistim atau aplikasi yang dapat dikontrol dengan email, contoh yang paling banyak misalnya untuk membuat sebuah ticketing system, maka kita tetap harus menggunakan server sendiri untuk menerima, menyimpan, dan memproses email-email tersebut.