Menggunakan Gmail untuk cara manajemen Email terbaik

Sambungan dari sini.

Saya memiliki banyak akun email, mengikuti banyak mailing list, dan menerima banyak sekali email per hari. Namun, saya hanya perlu memeriksa/login ke 1 buah akun email dan tidak pernah kelewatan email-email penting.

Saya juga tetap bisa mengirim email dari alamat-alamat non-Gmail.

To the point, berikut adalah langkah-langkah utama yang saya gunakan untuk mengatur email:

1. Pilih sebuah akun Gmail sebagai akun utama. Google Apps juga bisa digunakan namun terdapat beberapa layanan Google seperti Google+ yang tidak (belum?) tersedia di Google Apps.
2. Forward seluruh email lainnya ke akun Gmail utama tersebut. Untuk Yahoo! juga bisa, ada caranya.
3. Setel filter di Gmail agar email-email dari mailing list atau sejenisnya langsung ter-arsip dan terkena label (sehingga mereka tidak memenuhi Inbox).
4. Setel agar Gmail bisa mengirim email dari beberapa alamat anda yang lain, yang memang diperlukan (seperti misalnya alamat email kantor).
5. Dan sekarang di Gmail juga ada Priority Inbox sehingga kita tidak perlu membuat terlalu banyak filter-filter rumit. Cukup beberapa mailing list super-sibuk saja yang difilter, karena sisanya dapat ditangani oleh Priority Inbox. Email-email yang dianggap tidak penting, otomatis tidak masuk ke dalam Priority Inbox.

Dengan langkah-langkah di atas, seluruh email yang anda miliki akan dapat dibaca di 1 tempat, namun tidak memusingkan karena dapat dikatakan Inbox (atau Priority Inbox) akan selalu hanya berisi email-email penting yang memang perlu dibaca/ditanggapi. Jika tidak, berarti setting filter perlu diperbaiki, atau Priority Inbox masih perlu “diajari” lebih lanjut.

Optional…

Gunakan Android, karena (untuk saat ini) hanya ia yang sangat terintegrasi dengan Gmail sehingga fitur-fitur seperti Priority Inbox dan “kirim email dari alamat lain” berfungsi dengan sempurna. Android anda tidak akan “bunyi” kecuali jika ada email penting yang memang perlu dibaca.

Keuntungan tambahan, cara ini akan lebih menghemat sumberdaya (batre) android anda:

Buat apa pasang account email banyak-banyak di HH, kalau 1 account Google bisa menangani semuanya. Biarkan server Gmail yang mengatur, menyortir, dkk., HH tinggal terima beres daftar email yang sudah rapi disortir. HH cukup sync ke 1 account, menggunakan app Gmail yang secara natural pasti paling mantap c2dm (sistim push / penghematan sumberdaya) -nya.